Como Usar o Excel - Curso Informática
O Excel é um gerenciador de planilhas muito eficaz, desenvolvido pela Microsoft Office. Nele, é possível criar e formatar pastas de trabalho (conjuntos de planilhas), construir modelos para análise de dados, escrever fórmulas, realizar inúmeros cálculos e elaborar gráficos profissionalmente. Além disso, se você sabe usar o Excel corretamente, é possível fazer demonstrações de fluxo de caixa, declarações de renda, orçamentos, calendários ou declarações de ganhos e perdas.
Parte 1 Configurando uma planilha
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Abra o Excel. Se não houver um atalho na área de trabalho, clique em “Iniciar”, “Programas” e procure o ícone do Microsoft Excel.
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Crie uma nova pasta de trabalho (arquivo do Excel). Clique em “Arquivo” e “Novo”. Na guia "Modelos Disponíveis", selecione "Pasta de Trabalho em Branco" e clique em “Criar”. Em seguida, uma pasta de trabalho em branco será criada.
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Salve a pasta de trabalho. Clique no botão do Office (ou na guia “Arquivo”, se estiver usando uma versão anterior do Excel) e selecione “Salvar como”. Em seguida, escolha um local no computador para salvar o arquivo (a pasta “Meus Documentos”, por exemplo), digite o nome desejado no campo “Nome do arquivo” e verifique se o tipo de arquivo está selecionado como “Pasta de trabalho do Excel”.
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Familiarize-se com as guias da “Faixa de opções”, na parte superior da pasta de trabalho. As guias são: Arquivo, Início, Inserir, Layout da Página, Fórmulas, Dados, Revisão e Exibição.
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Familiarize-se com a linguagem necessária para usar o Excel. Conhecer a terminologia da tecnologia em questão é importante para aprender a usá-la com facilidade e entender os guias de passo a passo.
Uma "Linha" é uma seção que se estende da esquerda para direita, por toda a tela (identificada por números no lado esquerdo da planilha).
Uma "Coluna" é um conjunto de dados que se estende da parte superior à parte inferior da tela, identificada por uma letra no topo da planilha.
Uma "Célula" é um quadrado individual na planilha, onde é possível inserir um dado.
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Prepare a planilha para o armazenamento de dados. Cada pasta de trabalho do Excel tem, por definição, 3 planilhas. A primeira planilha é aberta automaticamente, mas você pode alternar entre elas na parte inferior da tela.
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Para renomear uma planilha, clique com o botão direito sobre a aba "Plan 1". Selecione "Renomear" e digite o nome desejado.
Se necessário, crie mais planilhas clicando no botão ao lado de "Plan 3", identificado por uma folha de papel com uma estrela no canto superior esquerdo.
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Na primeira linha da planilha, digite um título em cada célula para identificar o tipo de dado de cada coluna. É possível escolher, por exemplo, "Nome", "Data" e "Quantidade". As colunas abaixo desses títulos serão reservadas para os dados apropriados.
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Salve o arquivo frequentemente. Durante a inserção dos dados, é recomendável que você salve seu trabalho constantemente. Para isso, clique no ícone em forma de disquete no canto superior esquerdo da tela ou clique no ícone do Office e selecione "Salvar". Como alternativa, é possível segurar a tecla "Ctrl" do teclado e apertar a letra "S".
Parte 2 Inserindo e gerenciando dados no Excel
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Comece a inserir os dados nas células da sua planilha. O mais indicado é que, antes de colocar todos os dados diretamente, você preencha uma ou duas colunas ou linhas para praticar.
Clique em uma célula e digite o dado desejado.
Para editar um dado após sua inclusão, clique duas vezes na célula ou modifique-o através da barra de edição na parte superior da planilha (logo acima das letras das colunas).
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Descubra como as células são formatadas. A formatação padrão é a "Geral", mas é possível mudar a configuração de cada célula, linha ou coluna.
Você pode escolher uma formatação pré-configurada, como "Número", "Data", "Hora" ou "Moeda" através do menu suspenso ao lado de "Geral", na aba "Início" da "Faixa de opções", localizada na parte superior da planilha.
Além disso, é possível trocar a fonte e o estilo, bem como o alinhamento, de números ou textos usando as seções "Fonte" e "Alinhamento" na guia "Início".
Para trocar a formatação de uma coluna inteira, selecione a letra correspondente na parte superior da planilha e depois formate-a como desejado.
Da mesma forma, para trocar a formatação de uma linha inteira, clique no número ao lado esquerdo da planilha e realize as formatações desejadas.
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Insira os dados. Adicione todos os dados à planilha.
Pressione a tecla "Enter" para seguir para a célula abaixo da célula atual ou "Tab" para selecionar a célula à direita. Além disso, é possível usar as setas direcionais para navegar entre as células.
Lembre-se de salvar seu trabalho!
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Organize os dados. Escolha os dados que você deseja classificar. É possível selecionar uma ou várias colunas, incluindo os títulos, se desejar.
Se você preferir manter as linhas de dados juntas, lembre-se de selecionar várias colunas. Classificar uma única coluna mudará a ordem dos dados nela, mas as colunas adjacentes permanecerão como antes.
Selecione a aba "Dados" e clique em "Classificar". Uma nova janela aparecerá, referente à classificação.
Selecione a coluna que você deseja organizar na lista "Classificar por". Se houver títulos na primeira linha, eles serão mostrados como os nomes das colunas.
Escolha entre "Valores", "Cor da célula", "Cor da fonte" ou "Ícone da célula". Se houver texto nas células, é recomendável que você opte por "Valores".
Selecione o tipo de ordenação que você deseja aplicar de acordo com a operação de classificação. É possível escolher entre ordem crescente ou decrescente (ou seja, de A à Z ou de Z à A para textos; maior para menor e menor para maior para números).
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Filtre os dados. Para escolher os dados a serem filtrados, selecione uma ou várias colunas.
Selecione a aba "Dados" e clique em "Filtro" (o ícone em forma de funil), na seção "Classificar e Filtrar".
Nesse momento, aparecerão setas na parte superior de cada uma das colunas. Clique na seta para ver a lista de opções de cada uma delas.
Escolha os valores que você deseja usar e clique em "OK" para ver os resultados. O resto dos dados ficará escondido para que você possa visualizar somente os dados filtrados.
Para restaurá-los, selecione a opção "Limpar"´(o ícone mostra um funil com um X vermelho ao lado), na seção "Classificar e Filtrar" na aba "Dados".
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Procure um texto específico na sua pasta de trabalho. Clique no ícone de "Localizar e Selecionar" (binóculos) na aba "Início".
Clique em "Localizar" e digite o texto que você procura.
Selecione "Localizar tudo" e será gerada uma lista com todas as ocorrências do texto na planilha. Para procurar em toda a pasta de trabalho, vá em "Opções" na janela "Localizar e Substituir" e, no campo "Em", mude "Planilha" para "Pasta de trabalho". Em seguida, clique em "Localizar tudo".
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Para imprimir a planilha, clique em "Arquivo" e "Imprimir" ou segure a tecla "Ctrl" no teclado e pressione "P" (atalho Ctrl + P).
É possível visualizar o arquivo antes de imprimi-lo clicando no ícone do Office e, em seguida, passando o mouse sobre "Imprimir". Nas opções apresentadas, escolha "Visualização de Impressão". A partir desse ponto, você pode clicar no ícone de impressão no canto superior esquerdo da tela.
Você pode alterar as configurações e o tamanho da página, margens e outras opções acessando o menu "Configurar Página" na aba "Layout da Página". Clique na pequena seta no canto do menu para expandi-lo.
Dimensione a planilha inteira para ajustá-la dentro de uma única página através da aba "Layout da Página". Clique na pequena seta ao lado de "Dimensionar para Ajustar". Na seção "Dimensionar" da aba "Página", selecione "Ajustar para" e mude as configurações para "1 página de largura por 1 página de altura". Por último, clique em "OK".
Para imprimir apenas uma parte da planilha, selecione-a e, em seguida, escolha o intervalo de dados que você deseja imprimir clicando e arrastando o mouse sobre as células. Clique no ícone do Office, escolha "Imprimir" e, no menu "Configurações", "Imprimir Seleção". Por último, clique em "OK".
Use o menu suspenso na seção "Impressora" para ver quais impressoras estão atualmente instaladas e disponíveis no seu computador. Em seguida, escolha a de sua preferência.
Parte 3 Realizando cálculos básicos
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Use a função "Soma" para adições simples. Clique em uma célula vazia abaixo da coluna de números que você deseja somar.
Em seguida, clique no símbolo de "AutoSoma", localizado na aba "Início", à direita, similar a letra "M" virada de lado.
Clique novamente e a célula escolhida, anteriormente vazia, exibirá a soma total da coluna de números em questão.
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Use um sinal de igualdade (=) para indicar o começo de uma fórmula. Se você for digitá-la manualmente (em vez de usar o botão de soma), é preciso começar pelo sinal de igual. Além disso, ele deve ser colocado na célula em que você deseja que o resultado seja exibido.
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Some uma coluna inteira de números. Para isso, use a "AutoSoma" (veja o Passo 1 dessa seção) ou digite a fórmula manualmente.
Digite = na célula que você deseja que o resultado seja exibido e, em seguida, digite "SOMA".
Abra um parênteses "(". Digite a letra da coluna e o número da linha correspondentes à primeira posição da coluna de números que você quer somar. Em seguida, digite dois pontos.
Digite a letra da coluna e o número da linha da última posição da coluna que você quer somar e feche o parênteses. As letras e números devem ficar dentro dos parênteses, como na fórmula "=SOMA(B5:B9)". Pressione enter e os números da coluna serão somados.
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Faça somas usando sua própria fórmula. Se você deseja somar números que não estão alinhados em uma única coluna, é possível criar sua própria fórmula de adição.
Clique em uma célula vazia, na qual você gostaria que a soma aparecesse.
Digite = e clique na primeira célula que você deseja somar, ou digite a letra da coluna e o número da linha correspondentes ao primeiro número da adição (por exemplo, B2).
Digite + e clique na próxima célula que você quer somar, ou digite a letra da coluna e o número da linha correspondentes (por exemplo, B2+C5). Repita o procedimento até que todos os números desejados sejam somados. Pressione "Enter" e o resultado será exibido na célula escolhida.
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Faça subtrações através do mesmo método da adição, mas use o sinal de menos (-) ao invés do sinal de mais (+). Em uma célula vazia, digite =, seguido da letra da coluna e do número da linha correspondentes à primeira posição. Digite - e a posição do segundo número (por exemplo, =D5-C5). Pressione "Enter" e o resultado do cálculo será exibido.
Parte 4 Criando gráficos
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Para criar um gráfico, primeiro deve-se selecionar os dados a serem usados.
Vá até a aba "Inserir", na seção "Gráficos".
Clique no tipo de gráfico que deseja usar, seguido do seu subtipo.
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Para fazer uma tabela, selecione o intervalo de células desejado. Essas células devem conter dados, mas é aceitável que algumas delas estejam vazias.
Na aba "Início", procure a seção "Estilo" e clique em "Formatar como Tabela".
Escolha o estilo de tabela entre as inúmeras opções disponíveis.
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Mude a cor das células ou adicione bordas. Selecione o intervalo de células que você deseja editar.
Na aba "Início", procure a seção "Fonte".
Nesta seção, clique em “Bordas”.
No menu suspenso, escolha o estilo desejado.
Para editar a cor das células, clique na aba "Início" e na seção "Fonte".
No menu "Cor de Preenchimento", selecione a cor desejada.
Dicas
Tenha em mente que este artigo trata apenas de conhecimentos básicos de Excel. Existem inúmeras outras fórmulas e funções disponíveis.
Este tutorial é baseado no Excel 2007; é provável que existam pequenas variações entre essa e outras versões. Além disso, as configurações e o sistema operacional utilizados podem fazer com que a tela tenha uma aparência um pouco diferente das imagens mostradas acima.
Se você precisa de mais espaço na tela, minimize a faixa de opções. Clique com o botão direito na faixa e selecione "Minimizar a Faixa de Opções".
Fontes e Citações
http://www.excel-easy.com
http://www.gcflearnfree.org/excel2013